5 tips om ontspannen op vakantie te gaan

Wil je met een gerust hart op vakantie gaan? Hieronder vind je 5 tips om ontspannen op vakantie te gaan:

1. Maak een duidelijke planning
Er zit vaak veel tijd tussen het plannen van een zomervakantie en de vakantie zelf. Gedreven door interessante aanbiedingen en de beperkte beschikbaarheid van de mooiste, beste accommodaties, laten we ons ertoe verleiden een plek te reserveren op een camping of een appartement, hotel of reis te boeken lang voordat de zomervakantie daar is.
Je wordt dus niet zomaar op een ochtend wakker en realiseert je dan pas dat je niet naar je werk hoeft. Dit betekent dat je bij het aangaan van (nieuwe) taken al vroeg rekening kunt houden met je aankomende vakantie.

• Reken eens uit hoeveel dagen/ uren je nog werkt voordat je vakantie begint.
• Maak vervolgens een overzicht van de werkzaamheden die je voor je vakantie in elk geval af wilt (moet?) hebben en bepaal hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt. Schat dit niet te krap in, want werk duurt altijd langer dan je in eerste instantie denkt….
• Houd ook rekening met de afspraken en deadlines die je al hebt in deze periode en hoeveel tijd je nodig hebt om daaraan te besteden.
• Maak een optelsom van de verwachte benodigde tijd voor bovengenoemde werkzaamheden.
• Reserveer in de periode tot aan je vakantie dagelijks tijd in je agenda om aan deze taken te besteden. Plan hiervoor maximaal 50% van je tijd; de rest van je werkdagen vullen zich namelijk vanzelf met bijvoorbeeld allerlei onverwachte klussen.

Merk je dat al je werk niet in je beschikbare tijd gedaan kan worden? Stel dan opnieuw prioriteiten en bekijk welke taken je kunt delegeren of uitstellen. Ga hierover eventueel in overleg met je collega's of leidinggevende.

2. Ga opgeruimd op reis
Blok in je agenda de laatste 2 dagen voordat je vakantie begint.
Gebruik de voorlaatste dag om overzicht op je werkplek te creëren. Zet je telefoon uit en sluit je e-mail, zodat je niet in de verleiding komt je met andere dingen bezig te gaan houden.

• Ruim papieren en overige zaken op, die zich in de loop van de tijd op je bureau hebben verzameld. Begin bovenaan en loop alles door.
  → Gooi weg, wat weg kan. Dat ruimt lekker op, zowel fysiek als mentaal.
  → Archiveer wat gearchiveerd moet worden, zodat je het later eenvoudig terug kunt vinden.
• Kom je nog zaken tegen waarmee je nog ‘iets’ moet doen?
  → Voer taken die minder dan 2 minuten duren meteen uit.
  → Noteer acties die langer duren op je actielijst.
  → Kom je zaken tegen die iemand anders (beter) kan doen? Delegeer!
• Ga op dezelfde manier door je mailbox.

Gebruik de laatste werkdag voor je vakantie om de belangrijkste klussen van je actielijst te klaren.

3. Draag je werk over
Als je in een organisatie werkt, waar ook tijdens de zomervakantie het werk ‘gewoon’ doorgaat, regel dan dat je je werk aan een collega kunt overdragen. Plan een overleg met die collega in de week voordat je vertrekt en bespreek de stand van zaken van je belangrijkste projecten. Geef aan wat je tijdens je afwezigheid verwacht en maak je collega indien nodig wegwijs in je dossiers en archief. Wees wel realistisch in je verwachtingen. Je collega is waarschijnlijk niet zo vertrouwd met jouw projecten en dossiers, waardoor het hem/ haar meer tijd zal kosten om jouw werk te doen.

4. Maak duidelijke afspraken over je bereikbaarheid
Wordt er van je verwacht dat je tijdens je vakantie ‘gewoon’ bereikbaar bent? Wil jij zelf voor je collega’s bereikbaar zijn? Of ben jij juist helemaal niet bereikbaar (omdat er op je vakantiebestemming geen bereik is of omdat je het zelf niet wilt)?
Wat jouw persoonlijk situatie ook is, bespreek je bereikbaarheid met je collega’svoordat je weg gaat. Zorg ervoor dat duidelijk is wat er deze periode wel en niet van je verwacht kan worden.
Als je (deels) bereikbaar bent, maak dan afspraken over in welke gevallen en hoe jij te bereiken bent: kunnen je collega’s je bellen, sms’en of mailen en binnen hoeveel tijd reageer je?

5. Informeer je relaties (collega’s, klanten, leveranciers) over je vakantie
Pas enkele weken voorafgaand aan je vakantie al je e-mailhandtekening aan door je vakantieperiode daarin te vermelden. Overweeg om die periode enkele dagen eerder te laten ingaan en enkele dagen langer te laten doorgaan. Dat geeft je de kans om je werkzaamheden goed af te ronden voor je vertrek en om na terugkomst weer goed op te starten.
Stel voordat je vertrekt in je e-mail een out-of-office-reply in en pas ook je voicemailbericht aan. Geef bij beide duidelijk aan van wanneer tot wanneer je niet aanwezig bent en bij wie mailers en bellers in die periode terecht kunnen met hun vragen.

Veel succes bij het voorbereiden van je vakantie!

Bron: Pauline Kanger, Aanpak